株式会社TrustLead（以下「当社」といいます。）は、事業者向け業務支援サービス「HominCloud」（以下「本サービス」といいます。）における個人情報等を、以下の方針に従って取り扱います。本方針は本サービスとその関連機能に適用され、一般向け住宅情報サービス「Homin」その他のサービスには、それぞれの方針が適用されます。
1. 当社と利用事業者の役割
本サービスでは、当社がアカウント管理やサービス運営のために取得する情報と、本サービスを契約する事業者・団体（以下「利用事業者」といいます。）が顧客対応等のために登録する情報を取り扱います。
利用事業者が登録する顧客情報等については、利用事業者が利用目的の通知、必要な同意の取得、内容の適法性および利用権限の確認を行います。当社は、本サービスの提供、利用事業者の指示に基づく処理および法令上必要な対応のために、これらの情報を取り扱います。利用事業者による顧客情報の利用には、その利用事業者のプライバシーポリシー等も適用されます。
2. 取り扱う情報
利用する機能や設定に応じて、次の情報を取得・保存・処理します。
- アカウント情報：氏名、メールアドレス、電話番号、プロフィール画像、認証用識別子、所属組織・支店、権限、言語、タイムゾーンおよび認証設定に関する情報。
- 利用事業者の情報：名称、所在地、連絡先、担当者、組織・支店の設定、契約や請求に関する情報。
- 顧客・業務情報：顧客の氏名・フリガナ、メールアドレス、電話番号、郵便番号・住所、連絡希望、問い合わせ、対応履歴、CRMの活動・案件、予約日時・人数・担当者・メモ等。
- 公開ページ・資料の情報：イベントやランディングページの内容、画像・PDF等の添付資料、資料請求の入力内容、送付希望、流入元および同意に関する記録。
- AI機能の情報：入力した会話、会話履歴、添付ファイル、生成した文章・画像、フィードバック、処理結果および利用量。
- 外部連携の情報：利用者が接続を許可した外部アカウントの識別情報、接続に必要な認証情報、カレンダー一覧および予定の空き状況等。
- 運営・安全管理の情報：アクセスや操作に関する記録、認証・権限に関する記録、エラー、監査記録およびサポート対応の内容。
すべての利用者について、上記のすべての情報を取得するものではありません。本サービスへの登録やAIへの入力には、業務上必要な範囲の情報を使用してください。
3. 利用目的
当社は、取り扱う情報を次の目的で利用します。
- 本サービスの提供、本人確認、認証、権限管理および組織・支店ごとのデータ管理。
- 顧客管理、問い合わせ対応、予約管理、イベント・ページ・資料の作成および公開、資料請求の受付・送付等、利用事業者が利用する業務機能の実行。
- 利用者の依頼に基づくAIによる文章・画像の生成、業務支援、検索、分析および処理結果の提示。
- 利用者が設定した外部サービスとの連携、予約の空き状況の反映およびメール通知。
- 契約管理、連絡、問い合わせ対応、障害対応および本サービスに関する案内。
- 不正利用の防止、セキュリティの確保、監査、紛争対応および法令上の義務の履行。
- 利用状況や不具合を把握し、本サービスの品質・操作性を改善すること。
資料請求等で取得した情報は、利用事業者の設定に応じてCRMや対応履歴へ取り込まれる場合があります。利用事業者が顧客に案内する利用目的と整合する範囲で利用してください。
4. 公開と共有
利用者が公開したイベント、ページ、画像、資料等は、公開設定に従って第三者が閲覧できます。公開する内容に個人情報を含める場合は、その公開に必要な権限や同意を確認してください。
組織・支店内の情報は、利用事業者が設定した権限に従い、所属する利用者等に共有されます。外部エージェントやプラグインを接続する場合、その接続に付与した権限の範囲で情報が取得・操作される場合があります。
5. 外部サービスと委託
当社は、本サービスの提供に必要な範囲で情報の処理を外部事業者に委託し、または利用者が選択した外部サービスと連携します。機能や環境の設定に応じて、主に次のサービスを使用します。
- Google CloudおよびIdentity Platform：本サービスの基盤、認証およびファイル保存等。
- OpenAI：AI機能を利用する際の会話・添付等の処理、文章や画像の生成等。
- Google Calendar：利用者が接続を許可したアカウントのカレンダー一覧と空き状況の取得。
- 設定されたメール配信事業者またはSMTPサービス：通知や資料請求に関するメールの送信。SendGridを使用する場合、宛先、件名、本文等が同サービスへ送信されます。
AI機能の実行時には、入力内容、関連する会話履歴・添付および処理に必要な業務情報がAI提供事業者へ送信される場合があります。外部サービスにおける保存、利用、削除等には、そのサービスに適用される契約・規約・方針も関係します。本方針だけで、外部サービスの独自の取り扱いを保証するものではありません。
当社は、委託先の選定、契約および必要な監督を行います。外国にある事業者への提供・委託を伴う場合は、適用法令に従い、必要な情報提供、同意の取得または相当措置の確保等を行います。外部サービスや外国での取り扱いに関するお問い合わせは、第10項の窓口へご連絡ください。
6. 第三者提供
当社は、本人の同意がある場合、利用事業者の適法な指示による場合、委託その他法令上認められる場合を除き、個人情報を第三者に提供しません。利用者自身による公開や外部連携については、設定・操作の内容に従って情報が提供されます。
7. 安全管理
当社は、個人情報の漏えい、滅失および毀損を防ぐため、アクセス権限の管理、認証、通信の保護、操作・監査記録、委託先管理等、取り扱う情報とリスクに応じた安全管理措置を講じます。
利用事業者および利用者も、適切な権限の付与、認証情報の管理、端末の保護、公開範囲の確認等を行ってください。事故が発生した場合は、法令に従い、必要な調査、報告および本人への通知等を行います。
8. 保存と削除
当社は、利用目的、契約上の必要性、法令上の義務、セキュリティおよび紛争対応等を考慮して情報を保存し、不要となった情報は適切な方法で削除または個人を識別できない形にします。すべての情報に共通する一律の保存期間は設けていません。
画面上の削除や契約終了によって、バックアップ、監査記録、法令上保持が必要な情報、外部事業者が取り扱う情報が同時にすべて消去されるとは限りません。削除可能な範囲や手続きは、情報の種類と利用する機能によって異なります。
9. Cookie等と本人からの請求
本サービスは、認証状態の維持、必要な設定の保存およびサービスの提供にCookie等を使用します。ブラウザの設定によりCookie等を制限できますが、一部機能が利用できなくなる場合があります。
本人は、法令に基づき、当社が保有する本人の個人情報について、利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止または第三者提供の停止等を請求できます。当社は本人確認と請求内容の確認を行い、法令に従って対応します。
利用事業者が登録した顧客情報については、原則として、その利用事業者の窓口へご連絡ください。当社へのご連絡が必要な場合は、利用事業者と協力し、当社の役割と権限に応じて対応します。
10. 事業者とお問い合わせ
個人情報取扱事業者：株式会社TrustLead
代表者：代表取締役 江島 和城
所在地：〒730-0015 広島県広島市中区橋本町9-7 Dolce Square 8F
本サービスの情報の取り扱いに関するご相談・請求は、株式会社TrustLeadのお問い合わせ窓口へ、本サービス名「HominCloud」と対象となる利用事業者・情報の種類を添えてご連絡ください。お問い合わせ時に、パスワードや不要な顧客情報を送信しないでください。
11. 本方針の変更
当社は、法令や本サービスの変更等に応じて本方針を改定します。改定した内容と適用開始日は本サービス上で案内し、法令上必要な通知や同意取得がある場合は、その手続きを行います。現在の公開版とその公開日は、このページに表示します。